onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
Hier vind je snel meer info: https://prorem.be/
Opstellen van een organigram voor de structuur van uw gebouwbeheerdienst
Een goed gestructureerde gebouwbeheerdienst is essentieel voor efficiënt propertymanagement. Bij Prorem begrijpen we dat een duidelijk organigram de basis vormt voor optimale samenwerking en transparantie. Of u nu een kantoorgebouw, school of industrieel pand beheert, een visuele weergave van uw teamstructuur helpt bij het stroomlijnen van processen en verantwoordelijkheden.
Waarom een organigram belangrijk is voor gebouwbeheer
Een organigram biedt meer dan alleen een overzicht van functies. Het creëert helderheid over wie verantwoordelijk is voor welke taken binnen uw gebouwbeheer. Dit is vooral waardevol bij complexe gebouwen of wanneer meerdere partijen samenwerken.
Belangrijkste voordelen voor facility managers
Het implementeren van een gestructureerd organigram levert directe voordelen op:
- Duidelijke verantwoordelijkheden: Elke medewerker weet precies wat van hem of haar verwacht wordt
- Efficiëntere communicatie: Het is meteen duidelijk wie voor welke vraag of probleem aanspreekpunt is
- Snellere besluitvorming: Hiërarchische lijnen zijn zichtbaar, wat processen versnelt
- Betere samenwerking: Teams begrijpen hoe hun rol past binnen het grotere geheel
Praktisch advies van Prorem experts
Begin altijd met een analyse van uw huidige werkprocessen voordat u het organigram ontwerpt. Dit voorkomt dat de papieren werkelijkheid afwijkt van de dagelijkse praktijk in uw gebouwbeheer.
Stappenplan voor het opstellen van uw organigram
Het ontwikkelen van een effectief organigram vraagt om een systematische aanpak. Volg deze stappen om een structuur te creëren die past bij uw gebouwbeheerdienst.
Bepaal de kernfuncties
Identificeer eerst alle essentiële functies binnen uw gebouwbeheer. Denk hierbij aan:
- Technisch beheer (HVAC, elektriciteit, liften)
- Schoonmaak en hygiëne
- Beveiliging en toegangscontrole
- Facilitair management
- Klantenservice en receptie
Bij Prorem adviseren we om per functie maximaal 7 directe ondergeschikten te hanteren. Dit zorgt voor beheersbare teams en duidelijke verantwoordelijkheden.
Visualiseer de verhoudingen
Kies een vorm die past bij uw organisatiecultuur. Traditionele hiërarchische modellen werken goed voor grote gebouwbeheerdiensten, terwijl platte structuren geschikter zijn voor kleinere teams.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van organigrammen
Zelfs ervaren facility managers kunnen valkuilen tegenkomen bij het ontwerpen van een organigram. Wees alert op deze veelvoorkomende problemen.
Te complexe structuren
Een organigram moet in één oogopslag duidelijk zijn. Vermijd:
- Te veel tussenlagen in de hiërarchie
- Onnodige functiedifferentiatie
- Overmatig gebruik van technisch jargon
“Het beste organigram is zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger dan nodig.” – Prorem facility management expert
Statische weergave van dynamische teams
Gebouwbeheer is geen statische aangelegenheid. Zorg dat uw organigram regelmatig wordt geüpdatet om wijzigingen in personeel of verantwoordelijkheden weer te geven.
Digitale tools voor organigrammen in gebouwbeheer
Moderne softwareoplossingen maken het eenvoudiger dan ooit om organigrammen te creëren en bij te houden. Overweeg deze opties voor uw gebouwbeheerdienst.
Basisvereisten voor software
Een goede tool voor uw organigram moet aan deze criteria voldoen:
- Eenvoudig aanpasbaar bij organisatiewijzigingen
- Mogelijkheid tot koppeling met HR-systemen
- Toegankelijk voor alle relevante medewerkers
- Printbare versies voor fysieke archieven
Integratie met uw gebouwbeheersysteem
Bij Prorem raden we aan om het organigram te integreren met uw facility management software. Dit creëert een directe link tussen verantwoordelijkheden en specifieke gebouwonderdelen of systemen.
Implementatie van uw nieuwe organigram
Het introduceren van een nieuw organigram vraagt om zorgvuldige planning. Een goede implementatie vergroot de acceptatie onder uw team.
Communicatiestrategie
Betrek uw medewerkers vanaf het begin bij het proces:
- Organiseer een kick-off meeting om het doel uit te leggen
- Geef ruimte voor vragen en feedback
- Zorg voor training waar nodig
- Monitor de implementatie en pas waar nodig aan
Een goed geïmplementeerd organigram verhoogt de productiviteit van uw gebouwbeheerdienst met gemiddeld 15-20%, volgens onderzoek van Prorem onder Belgische facility managers.
Evaluatie en bijsturing van uw organigram
Een organigram is geen eenmalig project, maar een levend document dat meegroeit met uw organisatie.
Evaluatiecriteria
Beoordeel regelmatig of uw organigram nog voldoet aan deze criteria:
- Weerspiegelt het de huidige werkprocessen?
- Zijn alle functies correct gepositioneerd?
- Sluit het aan bij de strategische doelstellingen?
- Voldoet het aan wet- en regelgeving?
Bij Prorem adviseren we een halfjaarlijkse evaluatie, met tussentijdse aanpassingen wanneer nodig. Dit zorgt ervoor dat uw gebouwbeheerdienst optimaal blijft functioneren.
Professionele ondersteuning, begeleiding en advies voor gebouweigenaars
Prorem is een professional in property- en facility management. Met een heldere visie en een duidelijk doel : onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
In de professionele werkomgeving is een directe beschikbaarheid van informatie en diensten de norm. De beleving is hierbij een vereiste en als het kan nog iets extra leveren. Om als organisatie een aantrekkelijke gebouwbeheerder/werkgever te worden en/of te blijven, zult u op deze ontwikkeling willen inspelen. Prorem ondersteunt u daarbij met de juiste oplossingen : op zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau.
Onze werkdomeinen:
- Brandpreventie
- Facility management
- Consulting
Consulting
Deeltijds ingeschakeld; voltijds betrokken! Een correct advies brengt geld op!
Niet iedereen heeft nood aan een fulltime gebouwbeheerder of –afdeling. Of u heeft er één maar de ruimte ontbreekt om nieuwe projecten op te starten of lopende projecten af te ronden? U heeft een gebrek aan de juiste specialisatie om een specifiek project op te starten! Wij staan voor u klaar…
Samenwerking: binden en verbinden
Wij voelen een sterke verantwoordelijkheid voor onze klanten. Door regelmatig met elkaar te praten en dan ook goed door te vragen achterhalen we de behoeften van onze klanten. We vertalen deze behoeften en wensen van onze klanten naar oplossingen in dienstverlening. Voor de oplossing op maat is bijna steeds samenwerking vereist en gaan wij voor sterke partnerships.
Samen het verschil maken?
Meer informatie over onze diensten en tarieven kan via een offerteaanvraag. Contacteer ons vrijblijvend.