Hier vind je snel meer info: https://adafi.software/
Kan je met Venice ook automatisch herinneringen sturen
Voor bedrijven in België is efficiënt debiteurenbeheer essentieel om een gezonde cashflow te behouden. Een veelgestelde vraag bij het gebruik van Venice boekhouden is of het mogelijk is om automatisch herinneringen te sturen aan klanten met openstaande facturen. Het antwoord is ja, en in dit artikel leggen we uit hoe dit werkt en welke voordelen het biedt voor jouw administratie.
Hoe werkt automatische herinneringen sturen in Venice
Venice biedt een geïntegreerde functionaliteit voor het versturen van automatische herinneringen. Dit systeem kan worden ingesteld om op specifieke momenten een bericht te genereren en te verzenden naar klanten met achterstallige betalingen.
Stapsgewijze configuratie
Om automatische herinneringen in te stellen, doorloop je deze stappen in Venice:
- Ga naar het debiteurenbeheer-module
- Selecteer de optie voor automatische herinneringen
- Stel de criteria in voor wanneer een herinnering moet worden verstuurd
- Definieer de inhoud van de herinneringsmail
- Activeer het automatische proces
Adafi expertise
Onze consultants kunnen je helpen bij het verbeteren van de herinneringsinstellingen op basis van jouw specifieke bedrijfsprocessen. Dit zorgt voor een professionele communicatie met klanten.
Voordelen van automatische herinneringen in Venice
Het gebruik van deze functionaliteit biedt verschillende voordelen voor Belgische bedrijven:
Tijdsbesparing
Automatische herinneringen elimineren handmatig werk. Het systeem controleert zelf welke facturen achterstallig zijn en stuurt op het juiste moment een bericht zonder tussenkomst.
Consistente communicatie
Alle klanten ontvangen op dezelfde manier een herinnering volgens vooraf gedefinieerde templates. Dit zorgt voor professionaliteit en duidelijkheid.
Belangrijk: Venice laat toe om verschillende templates te maken voor eerste herinnering, tweede herinnering en eventuele aanmaningen.
Aanpasbare instellingen voor herinneringen
Venice biedt flexibiliteit in hoe en wanneer herinneringen worden verstuurd:
- Aanpasbare termijnen: Stel zelf in na hoeveel dagen een eerste herinnering moet worden verstuurd
- Meerdere escalatieniveaus: Configureer verschillende berichten voor opeenvolgende herinneringen
- Uitzonderingen: Specifieke klanten kunnen worden uitgesloten van automatische herinneringen
- Rapportage: Genereer overzichten van verzonden herinneringen voor follow-up
“Met de juiste instellingen kan Venice tot 90% van het handmatige herinneringswerk automatiseren, wat aanzienlijke tijdswinst oplevert.”
Integratie met andere Venice functies
De automatische herinneringen werken naadloos samen met andere functionaliteiten van Venice boekhouden:
Klantendossier
Alle verzonden herinneringen worden automatisch geregistreerd in het klantendossier, wat een compleet overzicht biedt van alle communicatie.
Rapportagemodule
Genereer rapporten over het effect van herinneringen op betalingstermijnen en identificeer patronen in betalingsgedrag.
Optimalisatietip
Combineer automatische herinneringen met de betalingslinkfunctionaliteit in Venice om klanten direct te laten betalen vanuit de herinnering.
Praktische overwegingen bij implementatie
Bij het instellen van automatische herinneringen zijn enkele praktische zaken belangrijk:
Juridische aspecten
Zorg dat de inhoud van herinneringen voldoet aan Belgische wetgeving rond incasso en privacy.
Klantrelaties
Balanceer tussen effectieve betalingsherinneringen en het behoud van goede klantrelaties door de toon zorgvuldig te kiezen.
- Test het systeem eerst met een beperkte groep klanten
- Evalueer regelmatig de effectiviteit van de berichten
- Pas templates aan op basis van feedback en resultaten
Ondersteuning en optimalisatie door Adafi
Als expert in Venice implementaties biedt Adafi volledige ondersteuning bij het instellen en verbeteren van automatische herinneringen:
Implementatiedienst
Onze consultants helpen bij de eerste configuratie en training van je team om het maximale uit deze functionaliteit te halen.
Doorlopende ondersteuning
Bij vragen of behoefte aan aanpassingen staan onze experts klaar om te helpen via onze ondersteuningsdienst.
Meer weten? Neem contact op met Adafi voor een demonstratie van de automatische herinneringsfunctionaliteit in Venice.
Maximizer CRM is een makkelijk te gebruiken CRM-oplossing met een geïntegreerde interface voor sales, marketing en customer service.
Maximizer Software verhoogt het succes van uw bedrijf met eenvoudige, gemakkelijk toegankelijke en aanpasbare CRM (Customer Relationship Management of klantenrelatiebeheer). Maximizer CRM is gemaakt om de bedrijfsproductiviteit te verhogen, bezit een uitgebreide functionaliteit en is gemakkelijk te gebruiken en te onderhouden. Alle contactpersonen, actie-items, bedrijfscommunicatie, prognoses, rapporten en resultaten worden op een centraal punt geconsolideerd, waardoor de informatie overal in de organisatie toegankelijk is, terwijl het systeem toch zo is in te richten dat het precies biedt wat u nodig heeft.
Enkele kenmerken:
- Toegangsopties: mobiele smartphones, internet, Windows desktop
- Remote-synchronisatie
- Account- en contactbeheer
- Tijdmanagement
- Taakbeheer en -automatisering
- Automatisering van verkoopteams
- Verkoopprognose
- Marketingautomatisering
- E-mailmarketing
- Klantenservicebeheer
- Integratie met Microsoft Offi ce
- Synchronisatie met Outlook en Exchange
- Integratie met boekhouding
- Business intelligence
- Workflow-automatisering
- Partnerrelatiebeheer
- eBusiness
Waarom kiezen voor Maximizer CRM?
Ons motto is: SAVE!
Snel en eenvoudig
Altijd beschikbaar: via de Windows client, de web client of de mobile client